Elektronisch archiefbeheer (ERM) biedt organisaties een breed scala aan voordelen, waaronder:
1. Verbeterde efficiëntie en productiviteit: ERM-systemen automatiseren veel van de taken die verband houden met archiefbeheer, zoals archiveren, indexeren en zoeken, waardoor werknemers zich kunnen concentreren op andere, belangrijkere taken. Bovendien kunnen ERM-systemen organisaties helpen hun bedrijfsprocessen te stroomlijnen door de behoefte aan papieren documenten te verminderen.
2. Verbeterde beveiliging: ERM-systemen kunnen helpen gevoelige informatie te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, wijziging of vernietiging. Dit is belangrijk voor organisaties die onderworpen zijn aan regelgeving op het gebied van gegevensprivacy of die eenvoudigweg hun vertrouwelijke informatie willen beschermen.
3. Lagere kosten: ERM-systemen kunnen organisaties helpen de kosten die verband houden met archiefbeheer, zoals opslagkosten, papierkosten en arbeidskosten, te verlagen. Bovendien kunnen ERM-systemen organisaties helpen de kosten te vermijden die gepaard gaan met verloren of beschadigde documenten.
4. Verbeterde naleving: ERM-systemen kunnen organisaties helpen te voldoen aan branchevoorschriften en -normen die een goed beheer van documenten vereisen. Dit kan organisaties helpen boetes en sancties te vermijden en hen te beschermen tegen wettelijke aansprakelijkheid.
5. Grotere transparantie en verantwoording: ERM-systemen kunnen de transparantie en verantwoordingsplicht binnen organisaties helpen verbeteren door duidelijk vast te leggen wie gegevens heeft geopend, gewijzigd of verwijderd. Dit kan fraude helpen voorkomen en het onderzoeken van beveiligingsincidenten vergemakkelijken.
6. Verbeterde besluitvorming: ERM-systemen kunnen organisaties helpen betere beslissingen te nemen door hen eenvoudig toegang te bieden tot de informatie die ze nodig hebben. Dit kan organisaties helpen trends te identificeren, problemen op te sporen en beter geïnformeerde beslissingen te nemen.
7. Verbeterde klantenservice: ERM-systemen kunnen organisaties helpen een betere klantenservice te bieden door het voor hen gemakkelijker te maken de informatie te vinden die ze nodig hebben om klanten te helpen. Dit kan helpen de wachttijden voor klanten te verminderen en de klanttevredenheid te verbeteren.
8. Verbeterde samenwerking: ERM-systemen kunnen organisaties helpen de samenwerking te verbeteren door het voor werknemers gemakkelijker te maken om informatie te delen. Dit kan organisaties helpen silo’s af te breken en teamwerk te verbeteren.
9. Meer innovatie: ERM-systemen kunnen organisaties helpen innovatie te bevorderen door werknemers te voorzien van de informatie die ze nodig hebben om met nieuwe ideeën te komen. Dit kan organisaties helpen de concurrentie voor te blijven en hun bedrijf te laten groeien.
10. Verbeterde duurzaamheid: ERM-systemen kunnen organisaties helpen hun impact op het milieu te verminderen door de behoefte aan papier en andere materialen te verminderen. Dit kan organisaties helpen natuurlijke hulpbronnen te behouden en hun ecologische voetafdruk te verkleinen.