Haar contactgegevens verkrijgen . Dit is online te vinden via verschillende bronnen, zoals openbare registers, sociale mediaplatforms of via onderlinge verbindingen.
Beslis over het doel en de inhoud van uw bericht . Geef duidelijk de reden voor uw correspondentie aan en zorg ervoor dat uw bericht beknopt, relevant en respectvol is.
Kies een geschikt communicatiekanaal . Bepaal of u een brief schrijft of een e-mail stuurt. Als u ervoor kiest een fysieke brief te verzenden, zorg er dan voor dat u het juiste postadres heeft. Als u een e-mail verzendt, gebruik dan een professioneel e-mailadres en een onderwerpregel.
Behandel uw bericht formeel . Begin de brief of e-mail met een formele aanhef, zoals 'Beste dokter Bishop' of 'Beste professor Bishop'. Als u niet zeker bent van haar titel of eretitel, kunt u het beste de kant van de formaliteit kiezen en de hoogste academische of professionele titel gebruiken die u kunt vinden.
Vermeld het doel van uw brief of e-mail duidelijk en beknopt . Leg uit waarom je haar schrijft en wat je hoopt te bereiken. Wees specifiek en to the point, en vermijd onnodige details of irrelevante informatie.
Houd een professionele toon aan in de hele brief of e-mail . Vermijd het gebruik van informeel taalgebruik, jargon of spreektaal. Houd er rekening mee dat dit een formele correspondentie is en uw respect voor de ontvanger moet weerspiegelen.
Lees uw bericht zorgvuldig door voordat u het verzendt . Zorg ervoor dat er geen fouten in de grammatica, spelling of interpunctie voorkomen. Het is raadzaam om iemand anders uw bericht te laten controleren op juistheid en duidelijkheid voordat u het verzendt.
Voeg alle relevante bijlagen toe . Als u aanvullende documenten of bijlagen bijvoegt, zoals een cv, portfolio of onderzoeksvoorstel, vermeld dan duidelijk wat deze zijn en waarom u ze opneemt.
Wees beleefd en spreek je dankbaarheid uit . Bedank haar voor haar tijd en aandacht, en spreek uw waardering uit voor alle hulp of informatie die zij kan bieden.
Verstuur de brief of e-mail via het gekozen communicatiekanaal . Zorg ervoor dat u het juiste e-mailadres of postadres heeft voordat u uw bericht verzendt. Bewaar de correspondentie ter referentie, zoals een kopie van de e-mail of een concept van de brief.