Stel een datum. De eerste stap in de planning van elke festival is om een datum vast te stellen - en stok mee. Lentefeesten kan lastig zijn , vooral als buiten gehouden , omdat het weer onvoorspelbaar kan zijn. Of u nu met een indoor of outdoor festival, agenda's van andere evenementen te raadplegen in uw regio ( check in kranten en met de Kamer van Koophandel ) , weerberichten , en de beschikbaarheid van de site die u wilt . Als je zeker bent van de datum, de datum en de tijd , waardoor de kamer in de ochtend en 's avonds voor de installatie en opruimen . Kopen van 2
Maak een gedetailleerd plan schets voor uw beurs. Dit moet onder meer de belangrijkste gebieden van de selectie en voorbereiding; marketing en reclame; sponsoring en financieringsbronnen; deelnemers; vrijwilligersorganisatie; apparatuur nodig heeft; en een plan voor de opzet , uitvoering en opruimen . Elk gebied van je overzicht moet een lijst van dingen te doen , van een tijdschema voor de prestatie en een kolom blijkt wie verantwoordelijk is voor die taak zal zijn opgenomen.
3
Selecteer en bereiden uw site. Dit gebeurt direct na de selectie van de datum en de tijd . Waar zal je eerlijk worden gehouden ? Zorg ervoor dat het eigendom is beschikbaar door te controleren met de eigenaar of beheerder . Reserveer de datum ( als de dag ervoor en de dag erna , om veilig te zijn ) met de eigenaar of het bedrijf . Vervolgens ervoor zorgen dat u de benodigde vergunningen, licenties of andere juridische documenten die nodig zijn voor de uitvoering van een festival te verkrijgen . Dit kan onder meer ABC vergunningen voor de verkoop van alcohol , muzikale prestaties vergunningen , brandweer inspecteur vergunningen , voedsel inspecteur vergunningen , en anderen . U kunt meer door contact op te nemen met uw plaatselijke gemeente , stad of provincie kantoren , of uw lokale gezondheid te vinden.
4
Begin marketing en reclame ten minste zes maanden van tevoren van het festival . Controleer met bredere , regionale publicaties eerste , omdat ze meer kans op vervroeging van de termijn hebben . Zorg dan dat je weet dat de deadlines voor uw lokale kranten , radiostations , tijdschriften en internet bronnen . Online networking sites , zoals " Facebook" en " MySpace ", kan gunstig zijn en goedkope marketing tools , en uw lokale kamer van koophandel , overheidsgebouwen, en buurtverenigingen kunnen goede bronnen voor waar en hoe om lokaal te adverteren . Van plan bent om uw oproep voor deelnemers ( musici , leveranciers , of andere mensen die betrokken zijn bij de presentatie op de beurs ) ten minste drie maanden van tevoren aan te kondigen . De sleutel tot een succesvolle marketing campagne is een set -in- steen logo , eenvoudig en gemakkelijk te identificeren , evenals drie tot vier regels vitale informatie die kan worden gebruikt op ieder document maakt . Plaats uw logo op formulieren , ansichtkaarten , flyers, advertenties , banners , merchandise en ergens anders dat je reclame voor uw evenement .
5
financiering zoeken . Sponsoring en financieringsbronnen moeten worden verduidelijkt in de eerste maand van de planning. Hoeveel geld u nodig heeft voor uw beurs ? Overweeg marketing en reclame kosten, waaronder printen; kosten voor vergunningen; kosten voor het huren van de site; apparatuur huur of aankoop; en de aankoop van goederen . Overschatten alles wat je nodig hebt , want er zijn altijd verborgen kosten in een evenement van enige omvang. Dan beslissen of u event sponsors , particuliere financiering of subsidies nodig hebben om dat bedrag te verkrijgen . Veel lokale organisaties bieden kleine subsidies aan event planners , en private financiering van jezelf of iemand die je kent is altijd een optie . Als je voelt dat je sponsors nodig , beslissen hoe je hun sponsoring ( logo reclame , merchandise en banners ) zullen terugbetalen en zorg ervoor om hen te contacteren door ten minste vier maanden te rekenen vanaf de datum van het evenement .
Breng op het leuke gedeelte - Deelnemers , Vrijwilligers , apparatuur en de Big Day
6
formulieren voor deelnemende leveranciers of muzikanten met behulp van een tekstverwerker of een grafisch ontwerp programma maken ! . Vergeet niet te vragen voor al hun contactgegevens , een monster of een beschrijving van hun werk , een duidelijke verklaring van de kosten van de aanvraag , en een verzekering of aansprakelijkheid ontheffing vereist door de site . Sommige gebeurtenissen moeten worden gedekt door de gebeurtenis verzekering , die kan worden gevonden van de plaatselijke verenigingen . Begin reclame voor de deelnemers vroeg, en hebben een bepaalde termijn voor hun toepassingen . Weten hoeveel verkopers of performers je veilig kunt ontvangen , en hoeveel je nodig hebt om op te laden om een winst over het evenement te maken . Blijf op de hoogte van alle aanvragen en contact maken met de deelnemers als u ze ontvangt om follow-up met informatie over de beurs . E-mail lijsten werken heel goed voor deze
7
Organiseren en werven vrijwilligers om te helpen met het plannen en uit te voeren van de beurs - . Opzetten , opruimen , en de helpende hand , terwijl de grote dag aan de hand is . Vrijwilligers kunnen ook worden gebruikt om de markt te brengen en te adverteren door het plaatsen van flyers, het doen van internet en mond-tot- mond reclame , en contact opnemen met kranten en tijdschriften met persberichten en verzoeken voor mogelijkheden . De vrijwilligers zullen een essentieel onderdeel van elke gebeurtenis te zijn, dus zorg ervoor dat je hebt alles gedaan wat je kunt om hen te belonen - regelen een gratis lunch , bieden ze een t - shirt of andere merchandise, of geven gratis toegangskaarten aan hen voor vrienden en familie . Je kunt vrijwilligers via lokale advertenties , of door contact op de universiteit en middelbare scholen , die vaak onderhouden lijsten van vrijwilliger opportunties voor studenten te vinden.
8
Prioriteit uw apparatuur en verhuur behoeften . Apparatuur kan een struikelblok voor vele toekomstige event planners zijn. Outdoor evenementen kunnen tenten , die zijn duur om het evenement te huren , maar te voorkomen dat geannuleerd in geval van slecht weer zijn , en draagbaar fasen vereisen , die moeilijk kan zijn om langs te komen . Misschien wilt u tafels , stoelen , booth ruimtes , vuilnisbakken , recycling bakken , draagbare toiletten , elektrische toegang voor voedsel leveranciers of andere apparatuur. Identificeer elk item dat u nodig hebt voordat u adverteert , en beginnen met het verwerven van apparatuur onmiddellijk . Als je een budget om mee te werken , kunt u ervoor kiezen om de apparatuur te huren bij een partij verhuur bron - de meeste regio's hebben ten minste een of twee winkels serveren ze , die u kunt vinden met behulp van een eenvoudige internet zoeken . U kunt ook vragen om te lenen of huren tegen lage kosten van de kerk of groepen studenten , buurtverenigingen , kamers van koophandel , universiteiten , en andere lokale bronnen . Zorg ervoor dat je een bemanning van vrijwilligers die kunnen halen en terug te keren apparatuur de week rondom uw evenement .
9
Controleer uw lijsten en plannen . Last-minute controles van alles moet ten minste een week van tevoren beginnen . Ben je verantwoordelijk voor het maken van zorgen dat iedereen je gedelegeerd verantwoordelijkheden heeft hun taken voltooid zijn, en je zult moeten instaan voor de vergunningen en papieren die nodig zijn om ervoor te zorgen dat het hele ding gaat uit van een leien dakje .
10
Geniet en ontspan . Het belangrijkste wat je kunt doen is om de grote dag te genieten . Elk evenement is gebonden aan een aantal fouten tijdens de dag te zien - maar het is belangrijk om te onthouden dat je niet alles perfect kan maken . Vergeet niet om goed te slapen de nacht voor , eet een goede maaltijd of twee tijdens het evenement , en ik dank iedereen die heeft geholpen om het lentefeest gaat perfect ! Thank -you kaarten aan alle deelnemende leveranciers , muzikanten , inspecteurs , permitters , sponsors , financieringsbronnen , en vrijwilligers zijn een goed idee . En als het voorbij is , maak je klaar om een planning voor de zomer , herfst of winter is .