1. Administratieve taken:
- Beheer en onderhoud kantoordocumenten, bestanden en documenten.
- Correspondentie afhandelen, waaronder het ontvangen, sorteren en distribueren van inkomende post, en het voorbereiden van uitgaande post en rapporten.
- Administratieve ondersteuning bieden aan hoge ambtenaren en andere personeelsleden.
- Assisteren bij het organiseren van bijeenkomsten, workshops en trainingen.
2. Administratieve taken:
- Gegevens invoeren en verwerken in computersystemen, waardoor nauwkeurigheid en efficiëntie worden gewaarborgd.
- Bereid presentaties, rapporten, spreadsheets en andere documenten voor met behulp van kantoorsoftware.
- Verzorgen van gegevensinvoer, gegevensverwerking en gegevensbeheertaken.
- Onderhouden en bijwerken van databases en documenten waar nodig.
3. Communicatie en coördinatie:
- Communiceer met belanghebbenden, waaronder polishouders, werkgevers, begunstigden en overheidsfunctionarissen, om informatie te verstrekken en vragen te beantwoorden.
- Reageer op telefoontjes, e-mails en schriftelijke correspondentie op een tijdige en professionele manier.
- Onderhouden van effectieve communicatie met andere afdelingen en vestigingen binnen ESIC om coördinatie en samenwerking te vergemakkelijken.
4. Algemene ondersteuningsfuncties:
- Assisteren bij het inkoopproces, zoals het verkrijgen van offertes, het plaatsen van bestellingen en het volgen van leveringen.
- Beheer inventaris en kantoorbenodigdheden en zorg voor een soepele werking van de dagelijkse activiteiten.
- Verzorgen van basisboekhoudkundige taken, zoals betalingsverwerking en het opstellen van facturen.
- Assisteren bij het beheer van verschillende regelingen en voordelen van ESIC.
5. Klantenservice:
- Het oplossen van vragen en klachten van klanten, het verstrekken van nauwkeurige informatie en het assisteren bij hun transacties.
- Je volgt klantverzoeken op en zorgt voor een tijdige oplossing van problemen.
- Handhaaf de vertrouwelijkheid en bescherm gevoelige informatie met betrekking tot werknemers en werkgevers.
Over het geheel genomen speelt Multi Tasking Staff in ESIC een cruciale rol bij het ondersteunen van de dagelijkse activiteiten van de organisatie door het efficiënt beheren van administratieve, administratieve en algemene ondersteunende taken. Hun bijdrage zorgt voor een soepele communicatie, coördinatie en klantenservice, en ondersteunt daarmee het bereiken van de doelstellingen van ESIC.