Datum: [Evenementdatum]
Locatie: [Gereserveerde zaal]
Doel:Het organiseren en uitvoeren van een succesvol diner-dansconcert waarmee geld wordt ingezameld voor een lokaal goed doel.
Reikwijdte:deze reikwijdteverklaring schetst de belangrijkste aspecten van het diner-dansconcert, inclusief de volgende belangrijke elementen:
1. Locatie:
Regel en beveilig het gebruik van de gereserveerde zaal die plaats biedt aan maximaal 60 gasten (30 koppels).
Zorg voor passende zitplaatsen, decoraties en verlichting om een uitnodigende sfeer voor de gasten te creëren.
2. Jazzcombo:
Huur een professionele jazzcombo in met [specificeer aantal] ervaren muzikanten.
Werk samen met de muzikanten om een boeiend en gevarieerd muzikaal repertoire samen te stellen dat geschikt is voor het evenement.
Coördineer geluids- en lichtopstellingen om een optimale audiovisuele ervaring te garanderen.
3. Dinerservice:
Organiseer cateringdiensten om gasten tijdens het evenement een verrukkelijk dinermenu te bieden.
Zorg ervoor dat er een verscheidenheid aan eetgelegenheden beschikbaar is om aan uw dieetvoorkeuren te voldoen.
Coördineer het servicepersoneel om tijdens het evenement een efficiënte eet- en drinkservice te garanderen.
4. Fondsenwerving:
Ontwikkel en voer fondsenwervende strategieën uit, waaronder kaartverkoop, sponsoring en stille veilingen tijdens het evenement.
Werk samen met de liefdadigheidsorganisatie om de fondsenwervende doelen te bepalen en de opbrengsten op de juiste manier toe te wijzen.
5. Marketing en promotie:
Maak promotiemateriaal, zoals posters, digitale uitnodigingen en posts op sociale media, om het evenement effectief onder de aandacht te brengen.
Organiseer een PR-campagne om media-aandacht te trekken en het bewustzijn over het evenement en het goede doel ervan te vergroten.
6. Evenementprogramma:
Plan een uitgebreid evenementenprogramma met de duur van het concert, het diner en fondsenwervende activiteiten.
Wijs specifieke tijdslots toe voor elk segment, zodat het evenement soepel en plezierig verloopt.
7. Personeelsbezetting:
Wijs evenementenbeheerpersoneel, vrijwilligers en beveiligingspersoneel toe om de vlotte uitvoering van het evenement te garanderen.
Wijs duidelijke rollen en verantwoordelijkheden toe aan elk personeelslid om een efficiënte coördinatie tijdens het evenement te behouden.
8. Budgetbeheer:
Stel een budget en een financieel plan op voor het evenement, inclusief de kosten voor zaalhuur, jazzcombo, catering, marketing en andere bijbehorende kosten.
Bewaak en beheer het budget effectief om ervoor te zorgen dat de uitgaven de toegewezen middelen niet overschrijden.
9. Naleving:
Zorg voor de benodigde vergunningen, licenties en verzekeringsdekking voor het evenement
Houd u aan alle lokale, provinciale en federale wetten en voorschriften met betrekking tot de organisatie en uitvoering van het evenement,
10. Evaluatie en rapportage:
Voer een evaluatie na het evenement uit om het succes en de impact van het concert te beoordelen, inclusief fondsenwervingsresultaten en feedback van gasten en sponsors.
Bereid gedetailleerde rapporten en financiële overzichten voor de liefdadigheidsorganisatie voor om transparantie en verantwoording te garanderen.
11. Risicobeheer:
Identificeer potentiële risico's en ontwikkel noodplannen om eventuele uitdagingen die zich tijdens het evenement kunnen voordoen, te beperken, inclusief weersomstandigheden, technische problemen of onvoorziene omstandigheden.
12. Duurzaamheid: **
Neem duurzame praktijken op in de evenementenplanning, zoals het gebruik van milieuvriendelijke materialen, het minimaliseren van afval en het doneren van voedselresten aan lokale organisaties.
Uitsluitingen:Het diner-dansconcert omvat niet de volgende aspecten:
1. Vervoer voor gasten.
2. Accommodatie Voor gasten van buiten de stad.
3. Geschenken of souvenirs voor gasten.
Aannames:de scope-instructie is gebaseerd op de volgende aannames:
1. De gereserveerde zaal is beschikbaar en toegankelijk op de evenementdatum.
2. Het jazzcombo en de cateraars zullen hun diensten verlenen volgens de overeengekomen voorwaarden.
3. Fondsenwervende activiteiten zullen worden uitgevoerd in overeenstemming met de lokale wet- en regelgeving.
Goedkeuringen:deze scopeverklaring vereist de goedkeuring van de volgende belanghebbenden:
1. Evenementorganisator.
2. Jazzcombo.
3. Cateringdienstverlener.
4. Liefdadigheidsorganisatie.
5. Locatiebeheer (indien van toepassing).
Deliverables:de volgende deliverables worden geproduceerd als onderdeel van het evenement:
1. Evenementenprogramma.
2. Fondsenwervingsrapport.
3. Evaluatierapport na het evenement.
4. Financiële overzichten.
Communicatie:Er zal tijdens het planningsproces van het evenement regelmatig worden gecommuniceerd met alle belanghebbenden, inclusief voortgangsrapporten, updates en coördinatie.
Deze scopeverklaring dient als alomvattende leidraad voor de organisatie en uitvoering van het diner-dansconcert voor het plaatselijke goede doel. Door dit document te volgen, streven de organisatoren van het evenement ernaar een succesvol en impactvol fondsenwervend evenement te creëren dat een positieve bijdrage levert aan de gemeenschap.**