Een van de belangrijkste factoren die samenhangen met de organisatie van verkiezing van een jongen is het bepalen van de kosten van het evenement. Tot de kostprijs wordt bepaald , weet je niet hoeveel deelnemers en adverteerders rekenen om deze kosten te dekken . De belangrijkste kosten zijn inclusief de locatie van het evenement , het personeel zoals veiligheid , haar en make - up personeel , verlichting en muziek bemanning , de kosten van de rechters en de totale kosten van de prijzen die je hebt weggeven . Afhankelijk van de grootte van de verkiezing , kan het nodig zijn om het evenement af te sluiten om uw organisatie te beschermen tegen elke aansprakelijkheid in geval van een ongelukkig incident . Als je geen ervaring in de planning van een dergelijk evenement , een consultant inhuren die heeft de ervaring om de kostprijs benaderen .
Aanmerking
Bepaal wie in aanmerking komt om deel te nemen in optocht van de jongen. Bijvoorbeeld , moet u weten of u de optocht richting peuters , jonge volwassenen of tieners zullen afstemmen . Of , kunt u besluiten om meerdere categorieën leeftijd voor het evenement. Wat uw vastberadenheid, duidelijk de regels in termen van leeftijd of groep te definiëren . Als het scheiden naar leeftijd , ervoor zorgen dat u de cut - off datum binnen elk geboortejaar onderstrepen .
Structuur
optochten Boy's bevatten vaak verschillende evenementen . Bijvoorbeeld beginnen met een avondkleding waar jongens kleden in kostuums of smokings , gevolgd door een optreden waar ze vertonen een talent , en sluit af met een vraag en antwoord gedeelte . Ongeacht de structuur van het evenement, moet u de regels binnen elke sectie duidelijk op het uitgedeeld aan deelnemers materialen te definiëren . Bijvoorbeeld , als je een talent sectie , informeren deelnemers hoeveel tijd elk heeft om te presteren .
Entry Form
Iedere deelnemer moet invullen van een inschrijfformulier dat bevat basisgegevens zoals naam , adres, telefoonnummer en e-mail contact informatie. Aanvullende informatie dient het inschrijfgeld en het rendement mailadres. Vragen alle informatie specifiek voor de optocht nodig zoals leeftijdscontrole . Als de optocht zal worden uitgezonden of opgenomen , kan het handig zijn elke deelnemer ondertekenen een vrijlating vorm te erkennen dat feit en geeft u het recht om het materiaal te gebruiken . Overleggen met een advocaat evenement voor meer informatie en de taal van een vrijval formulier in uw staat
Welkom Packet
Zorg voor elke deelnemer met een " . Welkom Packet " een keer per heeft officieel de optocht . Omvatten onder meer de locatie, de datum en het tijdstip van de gebeurtenis . Voeg een kopie van de regels , de contactgegevens van een vertegenwoordiger op de optocht en andere handige informatie , zoals lijsten voor hotels en restaurants in de omgeving .
Inhuren Vendors
Wanneer u de kosten van uw evenement benaderd , kan het hebben opgenomen enkele citaten van leveranciers zoals een geluidsinstallatie pakket . Als je je definitieve vaststelling van elke leverancier , vragen voor verwijzingen van anderen die die leverancier in het verleden hebben gebruikt . Daarnaast zorgen te gaan over elk contract met individuele verkoper . Als er een speciale verzoeken die u of de leverancier hebben , toevoegen aan het contract , zodat er geen verwarring over de diensten of compensatie verwacht door een der partijen .
Advertising
Een laatste aspect van de organisatie van de optocht is om het evenement te adverteren. Dit trekt meer deelnemers aan het evenement nodig is om de kosten te dekken , maar het nodigt ook de leden van de gemeenschap om ook bij te wonen . Als de optocht is groot genoeg , dan heb je de opkomst moet dekken optocht kosten helpen . Adverteren op community websites en sociale media pagina's toe te schrijven aan uw organisatie . Moedig de deelnemers of hun ouders aan het woord te verspreiden en te helpen maken het evenement tot een succes te maken.